Conditions générales de vente

Article 1 — Objet et champ d'application

Les présentes Conditions générales de vente (CGV) régissent les relations contractuelles entre Paylex [À COMPLÉTER — raison sociale complète, forme juridique et SIRET], ci-après « le Prestataire », et toute personne morale de droit privé ou public, ci-après « le Client », ayant recours à ses services.

Elles s'appliquent à l'ensemble des prestations proposées par Paylex et notamment :

• la production des bulletins de paie et des déclarations sociales (DSN) ;
• l'administration du personnel et le suivi des événements sociaux ;
• la gestion documentaire sociale (GED) ;
• le traitement des notes de frais ;
• le suivi administratif des visites médicales ;
• les services connexes faisant l'objet d'un cadrage spécifique.

Article 2 — Devis et contrat spécifique

Toute prestation fait l'objet d'un devis préalable ou d'un contrat de service spécifique précisant le périmètre, la volumétrie, le calendrier, les modalités d'échange des données, la tarification applicable et les engagements de service.

En cas de divergence entre les présentes CGV et le devis ou contrat spécifique signé par les Parties, les stipulations du devis ou contrat spécifique prévalent.

Toute commande de prestations vaut acceptation sans réserve des présentes CGV par le Client.

Article 3 — Description des prestations

Les prestations sont fournies dans un cadre industrialisé : production cadrée, contrôle qualité en France et continuité documentaire. Le périmètre exact est décrit dans le devis ou contrat spécifique.

Sauf stipulation contraire, les prestations comprennent :

• la collecte et la vérification des éléments variables transmis par le Client ;
• l'établissement et la mise à disposition des bulletins de paie ;
• les déclarations sociales obligatoires (DSN mensuelle, événementielles) ;
• un volume de support inclus, mesuré en minutes par mois ;
• la mise à disposition d'un portail client sécurisé.

Article 4 — Tarification

La tarification est exprimée en euros hors taxes. Le tarif de référence est de 22 € HT le bulletin et constitue un point d'entrée. Pour les ETI et les volumes importants, le tarif est calibré selon un cadrage préalable et peut être dégressif au volume.

Le support inclus est de 50 minutes par mois. Au-delà, le temps de support supplémentaire est facturé 1,50 € HT la minute, sauf stipulation différente du contrat spécifique.

Toute prestation hors périmètre fait l'objet d'un devis préalable accepté par écrit par le Client.

Article 5 — Facturation et paiement

Les prestations sont facturées mensuellement, à terme échu, selon le volume réel produit et le temps de support consommé.

Les factures sont payables à 30 jours date de facture, sauf stipulation différente du contrat spécifique. Tout retard de paiement entraîne de plein droit, conformément à l'article L.441-10 du Code de commerce :

• l'application de pénalités de retard au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points ;
• une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € ;
• la suspension possible des prestations après mise en demeure restée sans effet.

Article 6 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• transmettre des données exactes, complètes et à jour, notamment les éléments variables de paie ;
• respecter les délais convenus pour la transmission des éléments mensuels, afin de permettre la production dans les délais légaux ;
• désigner un interlocuteur unique habilité pour les échanges opérationnels ;
• informer Paylex sans délai de tout événement social susceptible d'impacter les bulletins (embauche, sortie, arrêt, modification contractuelle) ;
• valider les bulletins et déclarations dans les délais convenus ;
• régler les factures conformément à l'article 5.

Tout retard ou inexactitude dans la transmission des données par le Client dégage Paylex de sa responsabilité quant aux conséquences (pénalités, retards déclaratifs, bulletins erronés).

Article 7 — Confidentialité

Chaque Partie s'engage à considérer comme strictement confidentielles les informations reçues de l'autre Partie dans le cadre de l'exécution du contrat, et à ne pas les divulguer à des tiers sans accord écrit préalable, sauf obligation légale.

Cette obligation s'applique aux données sociales, financières, commerciales et techniques. Elle survit à la fin du contrat pendant une durée de cinq (5) ans.

Concernant les données personnelles, les Parties se conforment au RGPD. Un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD est annexé au contrat de service.

Article 8 — Propriété intellectuelle

Les outils, méthodes, modèles, modèles documentaires, scripts et développements internes utilisés par Paylex demeurent sa propriété exclusive. Le Client bénéficie d'un droit d'usage personnel et non transférable, limité à la durée du contrat.

Les données transmises par le Client (éléments de paie, dossiers du personnel, justificatifs) restent la propriété du Client. Paylex ne dispose d'aucun droit sur ces données au-delà de leur traitement nécessaire à l'exécution du contrat.

Article 9 — Responsabilité

Paylex est tenu d'une obligation de moyens dans l'exécution de ses prestations. Il met en oeuvre les ressources, compétences et processus de contrôle qualité raisonnablement exigibles d'un professionnel de la paie externalisée.

La responsabilité de Paylex ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée. Elle est plafonnée, tous dommages confondus et toutes causes confondues, au montant hors taxes des prestations facturées au Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

Paylex n'est en aucun cas responsable des dommages indirects ou immatériels tels que perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, perte de marge ou atteinte à l'image.

Paylex est exonéré de toute responsabilité en cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, ou en cas de manquement du Client à ses obligations (cf. article 6).

Article 10 — Durée et résiliation

La durée du contrat est précisée au devis ou contrat spécifique. Sauf stipulation contraire, le contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être résilié par chaque Partie moyennant un préavis de trois (3) mois adressé par courrier recommandé avec accusé de réception.

En cas de manquement grave d'une Partie à ses obligations, et après mise en demeure restée sans effet pendant trente (30) jours, l'autre Partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tout autre droit ou recours.

À l'issue du contrat, Paylex restitue au Client l'ensemble des données et documents lui appartenant, dans un format exploitable. Les données soumises à une obligation légale de conservation sont archivées conformément à la politique de confidentialité.

Article 11 — Sous-traitance

Paylex peut faire appel à des sous-traitants techniques pour l'exécution des prestations (hébergement, infrastructure, outils logiciels). Tout sous-traitant est tenu par des engagements de confidentialité et de protection des données au moins équivalents à ceux du contrat principal.

Conformément à l'article 28 du RGPD, le Client est informé de tout changement de sous-traitant susceptible d'affecter le traitement de ses données.

Article 12 — Référence commerciale

Sauf opposition expresse du Client formulée par écrit, Paylex peut citer le nom et le logo du Client à titre de référence commerciale, sans autre divulgation que celle de l'existence d'une relation contractuelle.

Article 13 — Modifications

Paylex se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de la commande. Toute modification substantielle est portée à la connaissance du Client par écrit avec un préavis raisonnable.

Article 14 — Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGV et tout contrat conclu sur leur fondement sont régis par le droit français.

En cas de litige relatif à leur formation, leur interprétation, leur exécution ou leur fin, les Parties s'efforcent de rechercher une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de soixante (60) jours, et nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce du ressort du siège social de Paylex.